Le dossier médical ou « dossier patient » est un dossier (dématérialisé ou papier) dans lequel les différents professionnels intervenant dans votre prise en charge, vont rassembler tous les données cliniques, administratives, sociales utiles à votre séjour.

Il s'agit d'un document personnel et confidentiel, auquel vous pouvez avoir accès. Ces données sont couvertes par le secret médical. Le centre hospitalier de Carpentras assure leur garde dans des locaux sécurisés. Dès lors que vous détenez une copie de votre dossier, pensez à en protéger le contenu vis-à-vis des tiers. Un usage non maîtrisé par la révélation ou la diffusion de certaines de ces informations peuvent nuire à son titulaire.

Qui peut accéder à votre dossier :

Le dossier patient est un document personnel. Les professionnels médicaux, paramédicaux, administratifs ou sociaux qui vous prennent en charge et l’utilisent donc au quotidien, sont les principales personnes à y avoir accès.

Votre dossier peut également être utilisé dans le cadre d’audits/d’évaluations de pratiques internes mis en œuvre dans le cadre du programme d’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins.

A l’issue de votre hospitalisation et afin d’assurer la continuité de vos soins, une ordonnance de sortie peut vous être remise, accompagnée par un compte-rendu d’hospitalisation dont une copie est adressée (sauf refus de votre part) au médecin que vous aurez désigné.

Une copie des éléments de votre dossier médical peut également, à votre demande, être adressée au médecin que vous aurez désigné. En dehors du/des médecin(s) que vous aurez désigné, vous êtes la principale personne à pouvoir accéder à votre dossier médical.

Les documents du dossier sont protégés par des règles de confidentialité et ne peuvent pas être communiqués à des tiers.

Ils peuvent aussi comporter des informations nominatives sur d’autres personnes (par exemple de votre entourage) qui ne vous seront pas transmises. Si le patient ne s’y est pas opposé de son vivant, les ayants-droit d’une personne décédée ne peuvent avoir communication que de certains documents le concernant.

Seules seront transmises les pièces permettant de connaître les raisons du décès, défendre la mémoire du patient ou faire valoir un droit. L’ayant-droit devra en outre préciser l’objectif qu’il poursuit.

Votre dossier ne peut être communiqué à une autre personne sans votre accord.

Comment accéder à son dossier :

La communication peut s’effectuer :

  • Soit par consultation sur place à l’hôpital avec accompagnement médical, 
  • Soit par envoi par courrier, 
  • Soit par remise directe, 
  • Soit en mandatant expressément par écrit, 
  • Soit par l’intermédiaire d’un médecin.

Le délai de réponse :

A compter de la date de réception de la demande, le délai de transmission est de 8 jours. Il est porté à 2 mois pour les informations datant de plus de 5 ans.

Les frais de photocopies et d’envoi donnent lieu à facturation :  

  • Frais d’envoi : tarif en vigueur photocopie A4 : 0.20 € 
  • Prix unitaire Contretype clichés radio : 3 à 5 € selon le format 
  • Prix unitaire copie C.D. : 4 €

Les dossiers sont conservés à l’hôpital ou chez un hébergeur agréé pendant une durée minimale de 20 ans (10 ans en cas de décès), suivant la réglementation en vigueur. Il ne peut vous être remis que les copies des documents.

La transmission des informations médicales rend souvent nécessaires des explications. Le médecin pourra souhaiter dans certains cas, en conformité avec ses obligations déontologiques, que leur communication s’effectue avec des précautions particulières (en préconisant par exemple la présence d’un médecin). Ceci n’empêche pas la remise des documents.

Afin de faciliter votre démarche et de nous permettre de traiter plus rapidement votre demande, vous pouvez utiliser le formulaire ci-joint à renvoyer dûment rempli et signé, et accompagné des pièces justificatives.

Formulaire pour le CH Carpentras, pdf, 282ko 

Formulaire pour le CH Sault, pdf, 379ko 

Protection des données personnelles :

Le centre hospitalier s’engage à assurer le meilleur niveau de protection de vos données personnelles en conformité avec la loi Informatique et libertés.

Finalités et exploitation des données collectées :

Nous collectons et traitons notamment les données d’ordre administratives, sociales et médicales. Ces données servent notamment à faciliter : la gestion administrative de votre dossier, la facturation des actes médicaux, la télétransmission des feuilles de soins, l’édition des résultats d’examens, les travaux statistiques relatifs à l’activité et à l’amélioration de la prise en charge des patients.

Vos droits de regard de la loi Informatique & libertés :

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et d’opposition pour motif légitime aux données personnelles vous concernant. Vous pouvez exercer ce droit en vous adressant au directeur de l’hôpital où vous avez été pris en charge. L’établissement dispose d’un système informatique destiné à la gestion des dossiers des patients. Il gère toutes les données nécessaires à la prise en charge. Il permet aussi d’assurer la gestion administrative, la facturation des actes et de réaliser des travaux de recherche ou d’analyse des soins.

Les informations administratives, sociales et médicales que nous collectons auprès de vous et qui vous concernent, font l’objet d’un enregistrement informatique régulier dans ce système et sont traitées sous la responsabilité d’un directeur du système d’information (DSI). Seuls les professionnels habilités, soumis au secret professionnel peuvent accéder à ces données.

Afin d’améliorer la qualité de votre parcours de soins, nos services peuvent également être amenés, avec votre accord, à transmettre ces données à des professionnels de santé externes, intervenant dans la continuité de votre prise en charge. Dans ce cadre, les informations vous concernant sont susceptibles d’être déposées chez un hébergeur de données agréé à cet effet et traitées par des organismes partenaires.

Le dossier médical est conservé, conformément au Code de la Santé Publique, pendant une période de vingt ans à compter de la date du dernier passage, ou au moins jusqu’au vingt-huitième anniversaire du patient, ou pendant dix ans à compter de la date de décès.

Conformément à la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition, et d’un droit à définir des directives sur la conservation, l’effacement et la communication de ces données après votre décès, en vous adressant à tout moment à la direction de l'hôpital.